Kolikokrat na dan se vam zgodi, da vam nekdo želi nekaj povedati, vi pa se šele proti koncu pogovora zaveste, da pravzaprav niste slišali ničesar?
Delovni dan je sestavljen iz drobcev različnih aktivnosti in tematik, zato je včasih težko vsemu posvečati enako mero pozornosti. Vendar sta slaba komunikacija in pomanjkljivo poslušanje sodelavcev, vodij in strank resni težavi, ki podjetju škodujejo bolj, kot si mislite.
Slaba komunikacija vodi v nesporazume in konflikte, kar lahko hitro potunka dobro razpoloženje v ekipi. Če razpoloženje preveč niha, nihajo tudi produktivnost, uspešnost in splošna volja do dela. Prav zato je pomembno, da se zavedamo pomena poslušanja. In da odpravimo glavne vzroke, ki preprečujejo, da bi bolje in učinkoviteje komunicirali.
1. Manj ekranu, več sogovorniku
Včasih se zgodi, da več pozornosti namenimo ekranu svojega telefona kot osebi, s katero govorimo, vendar to ni edina in največja težava. Morda razmišljate o nečem, kar sploh ni povezano s pogovorom, morda vas boli glava, ali pa razmišljate o le enem stavku, ki ga je sogovornik izrekel pred nekaj minutami. Vse to vpliva na vašo sposobnost poslušanja. Kako lahko omejite takšno raztresenost? Ramena, kolena in obraz obrnite proti sogovorniku in skušajte ohraniti primeren stik z očmi. Med pogovorom se odmaknite od vseh ekranov, da vas ne bodo zmotila morebitna obvestila o novih sporočilih ali kaj podobnega.
2. Stalno prekinjate sogovornika?
Saj se zavedate, da je skakanje v besedo zelo moteče in nespoštljivo, kajne? Pogovor je dvosmerna cesta in pravila je treba spoštovati, če ne želite, da sogovornik izgubi potrpljenje. Poleg tega pa prekinjanje prepreči tudi to, da bi slišali pomembne nianse v govoru in dojeli pravo sporočilo. Preden odgovorite, dovolite osebi, da dokonča celotno misel. Največkrat prekinjamo zato, ker se s sogovornikom ne strinjamo, vendar se o tem lahko odločimo šele takrat, ko misel slišimo do konca. Tako tudi ohranimo spoštovanje sogovornika.
3. V pogovor vpeljete čustva
Včasih se zgodi, da tema pogovora izzove v nas močna čustva. Jeza in občutek, da nas kdo napada, pogosto povzročita, da sogovornika sploh ne poslušamo več. Takšni občutki so še bolj izraziti, če smo se s to osebo že kdaj sporekli. Pretekle konflikte razrešite profesionalno, tudi s pomočjo mediatorja, če je potrebno. Če slišite nekaj, kar vam vzbudi močna čustva, globoko zadihajte. Pomislite na to, da je poslušanje pomembnejše kot izražanje mnenja. Vaja dela mojstra.
4. Pogovarjate se v hrupnem okolju
Čeprav je moderno, da za sestanek izberemo lokal ali živahen skupni delovni prostor, nas hrup lahko moti bolj, kot bi si mislili. Za pomembne pogovore raje izberite mirno konferenčno sobo, prazno pisarno ali kakšen drug prostor, kjer vas zunanji zvoki in dogodki ne bodo motili.
5. Misli vam uhajajo drugam
Še pet minut je do malice, lačni ste in že razmišljate, kateri sendvič boste naročili. V takšnih in podobnih situacijah je res težko pozorno poslušati. Zgodi se, da se začnemo pretvarjati, da poslušamo in da ima sogovornik vso našo pozornost. Besede sicer slišimo, vendar iz njih ne razberemo pravega sporočila. Ko vam druge potrebe jemljejo pozornost, preizkusite metodo zapisovanja – laže se boste osredotočili na vsebino pogovora, obenem pa bodo zapiski služili kot dober opomnik.